Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Môi trường, Tổng cục Môi trường, đã triển khai và thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ, bảo quản kho, quản lý tập trung và khai thác nguồn Dữ liệu Môi trường (DLMT) góp phần quan trọng công tác quản lý Nhà nước về BVMT gắn với phát triển bền vững.
Sau nhiều năm thực hiện, công tác thu nhận, lưu trữ, quản lý dữ liệu đã đi vào quy trình, các sản phẩm nhiệm vụ, đề tài, dự án tại các đơn vị quản lý đã bàn giao lại cho Trung tâm. Tuy nhiên, các DLMT bắt buộc phải lưu ở dạng giấy như báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt. Các DLMT được lưu ở dạng số song định dạng không thống nhất, sắp xếp chưa theo quy định, vì vậy Trung tâm đã dành nhiều thời gian và nguồn lực để xử lý, chỉnh lý, sắp xếp, lưu trữ, quản lý và cập nhật số dữ liệu này. Công tác bảo quản kho lưu trữ, quản lý DLMT luôn được chú trọng, đảm bảo các điều kiện tiêu chuẩn về kho lưu trữ, như nhiệt độ, độ ẩm, thông gió, chống cháy, nổ, cũng như các điều kiện chuẩn kho lưu trữ. Quy mô của các kho dữ liệu được mở rộng cả về số lượng và chất lượng, đã áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý dữ liệu môi trường, làm thay đổi diện mạo các kho DLMT từ truyền thống sang kho dữ liệu hiện đại.
Nhằm đáp ứng nhiệm vụ công tác thông tin dữ liệu về môi trường hoạt động hiệu quả, khoa học, Trung tâm đã xây dựng được các quy định và khung cho công tác quản lý, lưu trữ tư liệu môi trường. Đến nay, đã có 2.727 sản phẩm từ các nhiệm vụ, đề tài, dự án đã hoàn thành trong và ngoài Bộ TN&MT được lưu trữ và quản lý tại Trung tâm. Hiện nay, các sản phẩm nhiệm vụ, đề tài, dự án đều được công bố để các cá nhân, tổ chức tra cứu và sử dụng, gồm: 1 thư viện môi trường giấy với hơn 4710 tài liệu giấy, 01 kho dữ liệu số với 28.437 tài liệu, Hệ thống lưu trữ gần 10T và 2410 đĩa CD, DVD và 03 kho dữ liệu, diện tích mỗi kho là 25m2 với 05 tủ bảo quản tài liệu và 01 tủ bảo quản đĩa CD. Tổng số lượng tài liệu giấy lưu trữ lên tới hơn 16,5 m3 tài liệu và tiếp tục tăng lên, do tài liệu được thu nhận về thường xuyên hàng năm. Các kết quả trên đã góp phần hình thành một mạng lưới thông tin và DLMT phong phú, đa dạng với nhiều hệ thống công cụ quản lý dữ liệu.
Hệ thống kho của Trung tâm đã được củng cố trang thiết bị cần thiết của một kho lưu trữ hiện đại và đúng yêu cầu. Hiện tại Trung tâm có 03 phòng kho tại tầng 1 của tòa nhà A (kho lưu trữ tư liệu giấy và đĩa). Mỗi phòng có diện tích 22m2. Tổng diện tích kho 66 m2, chứa được 05 tủ sắt tay quay và hệ thống tủ sắt lưu trữ đĩa, băng hình. Trung tâm đã triển khai lắp đặt hệ thống kệ, tủ sắt, điều hòa, hút ẩm, ẩm kế tại các kho đảm bảo đúng quy định lưu trữ cụ thể:
– Kho 1: Gồm 02 hệ tủ sắt quay mỗi hệ tủ có 06 kệ.
Các thiết bị khác: gồm 02 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa, 01 quạt trần, 04 đèn, 01 bình cứu hỏa, 01 ẩm kế, 01 quạt thông phòng. Phân công 01 cán bộ chuyên trách trực kho.
– Kho 2 : Gồm 02 hệ tủ sắt quay. Các thiết bị khác: gồm 01 bộ bàn ghế làm việc cho thủ kho, 01 bộ máy tính kết nối hệ thống nội bộ, 02 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa, 01 điện thoại bàn, 01 quạt trần, 04 đèn, 01 bình cứu hỏa, 01 ẩm kế, 01 quạt thông phòng. Phân công 01 cán bộ chuyên trách trực kho.
– Kho 3: Gồm 01 hệ tủ sắt quay và 05 tủ sắt khóa dùng để lưu trữ đĩa CD. Các thiết bị khác gồm: 02 bộ bàn ghế làm việc cho thủ kho, 02 bộ máy tính kết nối hệ thống nội bộ, 02 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa, 01 điện thoại bàn, 01 quạt trần, 04 đèn, 01 bình cứu hỏa, 01 ẩm kế, 01 quạt thông phòng. Phân công 01 cán bộ chuyên trách trực kho.
Khi tra cứu dữ liệu môi trường giấy tai kho lưu trữ, bảo quản DLMT:
Bước 1. Cập nhật trên phần mềm tra cứu: Trong quá trình thực hiện đã cập nhật danh mục tên nhiệm vụ vào phần mềm tra cứu Dispace, cập nhật trên mạng thông tin điện tử: Danh mục sản phẩm chi tiết sau khi được tổng hợp cũng được đăng tải trên trang tin điện tử (website) của Trung tâm ở địa chỉ http://www.ceid.gov.vn.
Bước 2. Tra cứu, khai thác thông tin dữ liệu môi trường tại Kho lưu trữ.
Đến nay, việc thu thập DLMT vẫn còn nhiều tồn tại như: Cơ sở vật chất, kỹ thuật được đầu tư từ năm 2009, chưa đáp ứng đủ nhu cầu thực tế hiện nay, các kho dữ liệu giấy còn có diện tích nhỏ không còn phù hợp vì DLMT ngày càng nhiều và được thu nhận hàng năm.
Để tăng cường công tác quản lý kho DLMT, thời gian tới, Trung tâm triển khai một số giải pháp như:
Chú trọng công tác cán bộ thực hiện công tác thông tin lưu trữ quản lý dữ liệu môi trường như đào tạo, tập huấn các khóa ngắn hạn, tạo điều kiện cho các cán bộ học tập nhiều kinh nghiệm ở các ngành khác, các nước có ngành thông tin dữ liệu phát triển để có thể áp dụng và xây dựng nên một lĩnh vực về thông tin dữ liệu môi trường tại đơn vị một cách có hiệu quả.
Tiếp tục đầu tư thêm kinh phí vào đầu tư cơ sở vật chất cho kho lưu trữ, để lưu trữ và quản lý DLMT thật tốt, mang lại những thông tin hữu ích có giá trị sử dụng cao từ các kho DLMT này, từ đó mới nâng cao chất lượng, giá trị thông tin, đầu tư xây dựng nhiều kênh thông tin để công tác cung cấp và khai thác thông tin được kịp thời, chính xác phục vụ tốt quản lý Nhà nước về bảo vệ Môi trường và các tổ chức cá nhân có nhu cầu./.
CEID
